Archiefvernietiging met attest, verzegeld van kast tot shredder
Bij een kantoorontruiming komt altijd archief boven. Wat vrijgegeven is, voeren wij verzegeld af en laten wij aantoonbaar vernietigen, conform de AVG; wat binnen de bewaartermijn valt, verhuist mee. U krijgt een attest voor uw dossier.
01 — De termijnen
Hoe lang moet een bedrijf documenten bewaren?
Boekhoudkundige stukken en facturen bewaart u 7 jaar; voor btw-stukken over onroerend goed geldt vanaf 2023 10 jaar. Sociale documenten zoals loonstaten bewaart u 5 jaar. Contracten bewaart u zolang er rechten uit kunnen voortvloeien, plus de verjaringstermijn.
| Documenttype | Bewaartermijn | Na de termijn |
|---|---|---|
| Boekhouding, facturen, jaarrekeningen | 7 jaar | vernietigen met attest |
| Btw-stukken onroerend goed (vanaf 2023) | 10 jaar | vernietigen met attest |
| Sociale documenten, loonstaten | 5 jaar | vernietigen met attest |
| Contracten en overeenkomsten | looptijd + verjaring | na advies van uw raadsman |
| Personeels- en klantgegevens (AVG) | niet langer dan nodig | vernietigen — bewaren is het risico |
Twijfelt u over een reeks? Uw boekhouder beslist; wij labelen "bewaren" en "vernietigen" apart tijdens de ontruiming. De officiële termijnen vindt u bij de FOD Financiën en de Gegevensbeschermingsautoriteit.
02 — De keten
Hoe blijft het archief vertrouwelijk tijdens de afvoer?
Het archief verlaat uw pand in verzegelde containers en wordt nergens tussentijds opgeslagen: dezelfde dag naar de vernietiger, geshredderd vóór recyclage. Niemand leest, sorteert of fotografeert dossiers — ook wij niet. Het attest sluit de keten.
- Verzegelde rolcontainers, gesloten transport in eigen vrachtwagens.
- Vernietiging dezelfde dag, shreddering conform DIN 66399.
- Attest met datum, gewicht en containerzegels, binnen de week per e-mail.
- Datadragers apart: fysieke vernietiging of gecertificeerde wissing.
03 — Vragen
Veelgestelde vragen over archiefvernietiging
Hoe verloopt de vernietiging precies?
Het archief gaat ongelezen in verzegelde containers, rechtstreeks naar een gespecialiseerde vernietiger. Daar wordt het geshredderd en gerecycleerd; u ontvangt een vernietigingsattest met datum en gewicht voor uw dossier.
Vernietigen jullie ook harde schijven en back-uptapes?
Ja. Datadragers — harde schijven, tapes, usb-sticks — worden apart ingezameld en fysiek vernietigd of gecertificeerd gewist. Ook daarvan krijgt u een attest, per serienummer als u dat vraagt.
Kunnen jullie het archief ook verhuizen in plaats van vernietigen?
Ja. Stukken binnen de bewaartermijn verhuizen wij ingepakt en gelabeld naar uw nieuwe locatie of een bewaarplaats; alleen wat u schriftelijk vrijgeeft, gaat naar de vernietiger. Bij twijfel beslist uw boekhouder — niet wij.
Archiefvernietiging is onderdeel van elke kantoorontruiming; voor curatoren gelden aparte afspraken.